Начало праздника чуть ли не самый важный этап, от которого во многом зависит как дальше будет протекать мероприятие.
С какими проблемами Вы можете столкнуться в начале праздника:
гости мероприятия и особенно руководство задерживаются (а без руководства начинать нельзя);
гости мероприятия появляются на мероприятии совершенно в разное время (кто-то очень рано, кто-то очень поздно);
невнятное и чрезмерно затянутое начало мероприятия;
толкотня в туалетах, холле, гардеробах, зоне курения;
отсутствие парковки;
отсутствие места, где гости могут безопасно оставить свои вещи.
Зная эти моменты, постарайтесь их предусмотреть.
Вам нужно приготовиться к тому, что с вероятностью 90% Вы не сможете начать мероприятие ровно в назначенное по сценарию время. НО! Что бы ни было, мероприятие должно начаться НЕ ПОЗДНЕЕ 30 минут после официально указанного начала в приглашении.
Еще несколько полезных советов
Правильно организуйте программу в начале мероприятия.
Учтите, что кто-то из гостей мог опоздать. Поэтому в начале не нужно ставить никаких важных выступлений и номеров программы. К тому же вначале все гости немного рассеяны, так как им хочется осмотреться, освоиться, привести себя в порядок после дороги и т.д. Поэтому слишком зажигательные и эффектные шоу лучше оставить на потом. Приветствие гостей и первые номера должны быть спокойными и ненавязчивыми.
Очень хорошо, если у Вас есть возможность организовать группу встречающих.
Это может быть пара аниматоров или зона ресепшна. Группа встречающих неформально регистрирует гостей мероприятия, сверяя их со списками и ориентирует гостей в пространстве праздника, а также подскажет как быстрее раздеться, где зона туалетов и курения, за каким столом и местом сидит гость. Группа встречающих значительно помогает дисциплинировать гостей и убыстрить процесс включения в основную часть мероприятия.
Не дарите в начале мероприятий никаких подарков и сувениров.
Этим Вы обременяете гостей на лишние пакеты и коробки в начале мероприятий. К тому же есть риск того, что к концу праздника подарки могут затеряться или испортиться. Лучше выдавать их в заключительной части или на выходе.
Обязательным условием начала мероприятия является приветственный коктейль и небольшая закуска.
Это поможет гостям прийти в хорошее расположение духа и займет их от бесцельных хождений, пока организаторы праздника готовятся к официальному началу.
К приветственному коктейлю лучше добавить легкую фоновую музыку в стиле лаундж, блюз или салонный джаз.
Обязательно предусмотрите некую зону для прибывающих гостей.
Гостям будет комфортно при ее наличии, где они смогут подождать начала праздника, пообщаться между собой, посмотреть какие-то интересные фотографии, почитать журналы или праздничную газету, специально выпущенную по случаю торжества.
Не секрет, что порой врезаются в память не самые роскошные праздники, а те, на которых удалось создать особую атмосферу.